Apakah Tinjauan Kinerja Anda Benar-benar Membantu Memotivasi dan Meningkatkan Produktivitas Karyawan?

Wawasan dari Gallup dan Michael Griffin

Menurut Gallup, hanya 14% karyawan yang merasa bahwa tinjauan kinerja mereka benar-benar memotivasi mereka untuk berkembang.

Gallup baru-baru ini merilis artikel tentang dampak negatif dari penilaian kinerja tahunan (Performance Appraisals/PA) dan memberikan beberapa alternatif yang lebih baik. Anda bisa membaca artikel tersebut melalui tautan di akhir blog ini.

Penilaian kinerja tahunan sering kali menjadi momen yang penuh tekanan, baik bagi supervisor maupun karyawan yang dinilai. Berikut beberapa masalah yang sering muncul: 1) Supervisor cenderung memberikan nilai "setuju" atau "sangat baik" pada 90% pertanyaan untuk menjaga hubungan baik dengan karyawan dan HR, 2) Karyawan diingatkan kembali pada masalah yang terjadi berbulan-bulan sebelumnya, memunculkan perasaan negatif yang bisa mengurangi motivasi, 3) Supervisor kurang siap menghadapi PA karena tidak memiliki keterampilan atau motivasi yang cukup untuk memberikan umpan balik, 4) Pada akhirnya, tidak ada perubahan berarti karena kedua pihak hanya berusaha menyelesaikan proses PA demi "mencentang kotak HR" dan terbebas dari pengalaman yang penuh tekanan.

Pengalaman saya selama lebih dari 30 tahun di bidang SDM menunjukkan bahwa penilaian kinerja akhir tahun, jika memang diperlukan, seharusnya menjadi "perayaan" dari apa yang sudah diketahui oleh atasan dan karyawan berkat kolaborasi dan umpan balik yang teratur dan konstruktif sepanjang tahun. Lebih baik lagi, tinggalkan penilaian kinerja akhir tahun dan rayakan pencapaian selama setahun sambil fokus ke depan, pada tujuan dan tantangan tahun berikutnya. Hal ini didukung oleh penelitian dari Gallup:

"Gallup telah menemukan bahwa ketika para manajer memberikan umpan balik secara mingguan (bukan tahunan), anggota tim akan merasa lebih puas:

• 5,2 kali lebih mungkin untuk sangat setuju bahwa mereka menerima umpan balik yang bermakna.

• 3,2 kali lebih mungkin untuk sangat setuju bahwa mereka merasa termotivasi melakukan pekerjaan yang luar biasa.     

• 2,7 kali lebih mungkin untuk lebih terlibat aktif di tempat kerja.

 Tidak diragukan lagi, sistem manajemen kinerja yang baik mendorong diskusi rutin dan bermakna antara manajer dan karyawan. 

Mari kita bahas bagaimana manajer Anda bisa mengadakan percakapan yang rutin dan bermakna dengan karyawan, sehingga mendorong kolaborasi dan motivasi sepanjang tahun bagi kedua belah pihak.

1.  Tinjau dan perbarui deskripsi pekerjaan untuk atasan dan karyawan. Ini bisa dilakukan dengan berdiskusi bersama. Cara ini akan meningkatkan dukungan terhadap pekerjaan, KPI, serta proses yang dapat meningkatkan produktivitas.

2. Memastikan para pemimpin dan anggota tim terlatih dan mampu menetapkan tujuan yang jelas dan realistis, baik untuk pekerjaan sehari-hari, proyek, maupun tugas yang berhubungan dengan perbaikan berkelanjutan. Anda mungkin berpikir, "Ya, tentu saja!" Tapi faktanya, banyak manajer menetapkan tujuan yang buruk, yang akhirnya membuat umpan balik karyawan tidak memotivasi.

3. Buat Kartu Penilaian Tim bersama tim dan supervisor. Kartu skor yang efektif fokus pada KPI utama, bukan KPI yang kurang relevan. Tinjau kartu ini bersama tim setiap bulan, atau minimal setiap tiga bulan. Buku dan penelitian tentang Balanced Scorecard dari Kaplan & Norton bisa membantu Anda memahami lebih lanjut.

4. Adakan Rapat Kick-off Harian, seperti yang direkomendasikan oleh Verne Harnish dari Gazelles, Inc. Sama seperti dalam olahraga, di mana pelatih mengumpulkan tim sebelum pertandingan, saya mengadakan pertemuan harian dengan tim inti. Ini memberi kesempatan untuk membahas kisah sukses atau masalah dari hari sebelumnya, serta rencana untuk hari itu. Pertemuan ini membangun kepercayaan, mendorong kolaborasi, dan memungkinkan adanya penegasan serta umpan balik atas kegagalan yang mungkin terjadi.

5. Gallup menyatakan, "Bukti awal menunjukkan bahwa ketika organisasi mengganti tinjauan tahunan dengan sistem yang lebih sering atau subyektif, tanpa memberikan pelatihan yang memadai, mereka cepat menyadari bahwa para manajer tidak tahu cara berkomunikasi dengan karyawan.”

6. ELAvate, dengan pengalaman melatih lebih dari 500 organisasi di seluruh Asia Pasifik, telah menemukan bahwa Keterampilan Dasar Pelatihan ini perlu diterapkan secara rutin oleh supervisor untuk membangun kepercayaan dan kolaborasi dengan tim:

   a. Mendengarkan Aktif dengan Keterampilan Bertanya yang Baik

   b. Penetapan Tujuan

   c.   Mengkomunikasikan Pekerjaan dan Penugasan

   d.   Mengembangkan Karyawan

   e.   Memberikan Pengakuan

   f.    Memberikan Umpan Balik yang Konstruktif

   g.   Mendorong Keberagaman

   h.   Pemecahan Masalah

   i.    Kepemimpinan Tim

   j.    Mengelola dan Menginspirasi Beragam Kepribadian

7. Anda mungkin menyadari bahwa jika para pemimpin Anda menguasai keterampilan dasar ini, mereka akan lebih siap menghadapi diskusi kinerja kapan saja!

8. Di Asia, menjaga keharmonisan dan tetap tenang selama masa stres sering dianggap sebagai hal yang normal. Manajer perlu memiliki Kecerdasan Emosional (EQ) yang tinggi untuk memahami tidak hanya tujuan atau tugas individu dan tim, tetapi juga perasaan dan emosi di sekitar mereka. EQ yang baik membantu manajer berkomunikasi dengan tim secara penuh dengan rasa hormat dan empati.

9. Terakhir, jangan lupa untuk merayakan keberhasilan individu dengan memberikan pengakuan, serta mengadakan "Perayaan Apa yang Sudah Kita Capai" di akhir tahun keuangan.
   

Jika Anda ingin membahas bagaimana ELAvate dapat membantu para pemimpin belajar dan menerapkan keterampilan pelatihan, atau jika Anda ingin mengganti sistem penilaian kinerja Anda untuk meningkatkan produktivitas, hubungi saya langsung.

Di sini, Anda bisa menemukan tautan ke artikel Gallup tentang mengakhiri penilaian kinerja.

Michael J Griffin
CEO & Founder of ELAvate
Corporate Performance Consultant
Maxwell Leadership Founding Member
michael.griffin@elavateglobal.com
+65-91194008 (WA)